Polisi Anti Rasuah Dan Korupsi

1. Pengenalan

Hong Leong Bank Group (“HLBG” atau “Bank”) telah mengeluarkan Polisi ABC yang menetapkan pendirian tegas ‘dari peringkat atasan’ terhadap semua amalan rasuah dan tanggungjawab Pihak Bersekutu (rujuk Seksyen 3 di bawah) dalam mematuhi dan menegakkan pendirian sifar toleransi HLBG terhadap rasuah dan korupsi.

Polisi ABC turut merujuk kepada Kod Tatalaku dan Etika, Polisi Hadiah dan Hiburan, Polisi Lembaga Pengarah Mengenai Sumbangan dan Pemberian Maklumat yang ditetapkan oleh Bank. Keperluan-keperluan bagi polisi-polisi tersebut telah digabungkan ke dalam dokumen di bawah ini. 

2. Skop

Polisi ABC ini terpakai di peringkat entiti HLBG dan syarikat subsidiari kami di Malaysia. Syarikat subsidiari HLBG di luar negara mempunyai Polisi Pencegahan Rasuah dan Korupsi mereka sendiri yang selari dan konsisten dengan Polisi ABC HLBG ini. 

Polisi ABC ini terpakai kepada semua pengarah, pekerja (sama ada sementara, tempoh tetap, atau tetap), pelatih, kakitangan yang dipinjamkan, pekerja kasual, kakitangan agensi, sukarelawan, pelatih industri, ejen HLBG (termasuk syarikat subsidiari dan cawangan HLBG di luar negara).

Bank turut menggesa semua rakan kongsi, kontraktor, subkontraktor, vendor, pembekal, penyedia perkhidmatan, perunding, wakil dan sesiapa sahaja yang melakukan kerja atau perkhidmatan bagi pihak Bank, atau sesiapa sahaja yang berkaitan dengan HLBG, agar mematuhi Polisi ABC ini semasa melakukan kerja atau perkhidmatan yang berkenaan. 

3. Definisi 

“HLBG” bermaksud Hong Leong Bank Berhad dan semua syarikat subsidiari dan cawangannya. 

“Korupsi” merujuk kepada tindakan memberi kebenaran secara korup, memberi, bersetuju untuk memberi, menjanjikan, menawarkan, meminta, menerima atau bersetuju untuk menerima suapan.

“Pihak Bersekutu” bermaksud semua pengarah, pekerja (sama ada sementara, tempoh tetap, atau tetap), pelatih, kakitangan yang dipinjamkan, pekerja kasual, kakitangan agensi, sukarelawan, pelatih industri, dan ejen HLBG, dan rakan kongsi, kontraktor, subkontraktor, vendor, pembekal, penyedia perkhidmatan, perunding, wakil dan semua yang melakukan kerja atau perkhidmatan bagi pihak HLBG.

“Rasuah” bermaksud perbuatan memberi atau menerima apa-apa suapan atau ganjaran berbentuk wang tunai atau sesuatu yang berharga sebagai dorongan untuk melakukan perbuatan yang berkaitan dengan tugas rasminya.

“Suapan” bermaksud:

(a) wang, derma, hadiah, pinjaman, yuran, ganjaran, cagaran berharga, harta atau faedah pada harta sama ada alih atau tak alih, faedah kewangan atau apa-apa manfaat seumpamanya yang lain;

(b) apa-apa jawatan, kebesaran, pekerjaan, kontrak pekerjaan atau perkhidmatan, dan segala perjanjian untuk memberikan pekerjaan atau memberikan perkhidmatan dalam apa-apa kemampuan dan kapasiti;

(c) apa-apa bayaran, pelepasan, penunaian atau penyelesaian pinjaman, obligasi atau liabiliti lain, sama ada secara keseluruhan atau sebahagian daripadanya;

(d) apa-apa jenis balasan berharga, diskaun, komisen, rebat, bonus, potongan atau peratusan;

(e) apa-apa perbuatan penangguhan bagi membolehkan tuntutan wang atau nilai bersamaan dengan wang atau barang berharga;

(f) apa-apa jenis perkhidmatan atau pertolongan lain, termasuk perlindungan daripada penalti atau ketidakupayaan yang dikenakan atau yang dikhuatiri atau daripada segala tindakan atau prosiding yang bersifat tatatertib, sivil atau jenayah, sama ada telah atau tidak dilakukan lagi, dan termasuk penggunaan atau menahan diri daripada menggunakan apa-apa hak atau apa-apa kuasa atau kewajipan rasmi; dan 

(g) apa-apa tawaran, ikrar atau janji, sama ada bersyarat atau tidak bersyarat, untuk memberikan suapan mengikut pengertian mana-mana perenggan (a) hingga (f).

“Syarikat” bermaksud setiap syarikat di dalam HLBG.

4. Kenyataan Polisi

HLBG mempunyai pendirian toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan korupsi.

HLBG komited untuk bertindak secara profesional, adil dan berintegriti dalam semua urusan perniagaan dan perhubungannya, dan komited untuk melaksanakan dan menguatkuasakan sistem yang memastikan rasuah dan korupsi dicegah.

Secara khususnya, Lembaga Pengarah dan Pengurusan Kanan HLBG tidak akan membiarkan atau bersetuju mana-mana Pihak Bersekutu:

(a) meminta secara korup, menerima atau bersetuju untuk menerima apa-apa suapan sama ada untuk dirinya atau mana-mana individu lain; atau

(b) memberi secara korup, bersetuju untuk memberi, berjanji atau menawarkan suapan kepada mana-mana individu untuk manfaat dirinya atau individu lain, samada dengan niat untuk mendapatkan atau mengekalkan perniagaan atau apa-apa kelebihan dalam menjalankan perniagaan untuk Bank. 

Bank akan menegakkan semua keperluan undang-undang dan peraturan berkaitan anti rasuah dan korupsi mengikut semua bidang kuasa di mana ia beroperasi. 

Bank memandang serius sebarang pelanggaran Polisi ABC dan akan mengambil tindakan yang tegas dan sewajarnya. Tindakan ini termasuk tetapi tidak terhad kepada, menilai semula pekerjaan atau pelantikan, tindakan disiplin, pemecatan, pemberhentian kontraktor/penyedia perkhidmatan pihak ketiga daripada meneruskan urusan perniagaan dan sebagainya, serta melaporkan apa-apa kesalahan kepada pihak berkuasa yang berkenaan, konsisten dengan keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan. 

5. Hadiah dan Hiburan

Penerimaan dan pemberian hadiah dan hiburan adalah tertakluk kepada Kod Tatalaku & Etika dan Polisi Hadiah & Hiburan yang ditetapkan oleh Bank, di mana kelulusan tertentu perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum mengeluarkan apa-apa jenis atau jumlah perbelanjaan tertentu untuk memberi hadiah dan hiburan, serta menerima hadiah dan hiburan. 

Semua kakitangan perlu membuat penilaian yang menyeluruh dan memastikan bahawa penerimaan hadiah atau hiburan tidak akan mengakibatkan konflik kepentingan.

Semua kakitangan HLBG dilarang sekeras-kerasnya daripada menerima atau menawarkan hadiah dan hiburan seperti berikut:

(a) apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburan seperti, atau kelihatan seperti, tidak bersesuaian, kerap atau berlebihan, dengan mengambil kira semua fakta dan keadaan yang berkaitan;

(b) apa-apa jumlah wang atau yang sama nilainya dengan wang (kad hadiah, baucar dan sebagainya);

(c) apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburan sebagai balasan untuk tindakan dari Bank atau tindakan untuk manfaat Bank; dan

(d) apa-apa bentuk hadiah dan/atau hiburan yang lain untuk tujuan yang melanggar undang-undang Malaysia, sebagai contoh rasuah dan korupsi.

Tanpa prejudis terhadap perkara di atas, semua kakitangan perlu segera mengisytiharkan apa-apa hadiah atau hiburan melebihi RM100 yang mereka beri atau terima. 

Hadiah atau hiburan yang diterima tanpa kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan di dalam HLBG, perlu dipulangkan atau dibayar balik kepada individu yang memberikan hadiah atau hiburan tersebut.

6. Derma dan Penajaan

Semua derma dan penajaan yang dilakukan oleh Bank untuk tujuan amal (“Derma”) adalah tertakluk kepada Polisi Derma dan Polisi Permohonan Kelulusan Perbelanjaan Bank yang memperuntukkan, antaranya:

(a) Tiada derma politik dibenarkan. 

(b) Ketelitian wajar perlu dilakukan ke atas penerima derma bagi menentukan bahawa mereka mempunyai reputasi yang baik.

(c) Semua permohonan derma perlu dinilai oleh Bahagian Pemasaran dan Komunikasi dan diluluskan oleh pihak berkuasa yang mengikut Polisi Derma HLBG. 

7. Bayaran Pemudahcara 

Bank tidak akan membuat bayaran pemudahcara. 

8. Tanggungjawab dan Komitmen

(i) Lembaga Pengarah Bank dan Jawatan Kuasanya

• Memantau dan menetapkan polisi yang  menegaskan “pendirian dari peringkat atasan” bagi mengekalkan tahap integriti dan etika korporat yang tertinggi, dengan mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan yang berkenaan mengenai pencegahan rasuah dan korupsi;

• Mengurus risiko utama rasuah/korupsi dan kes pemberian maklumat kepada Bank; dan

• Menerima dan menyemak laporan mengenai pelaksanaan dan keberkesanan Polisi ABC secara berterusan.

(ii) Pengurusan Kanan Bank

• Menggalakkan budaya integriti di dalam Bank; 

• Memastikan tahap integriti dan etika yang tinggi dan pematuhan sepenuhnya terhadap semua keperluan undang-undang dan peraturan berkenaan anti rasuah dan korupsi; 

• Menguruskan risiko rasuah/korupsi yang berkaitan dengan Bank secara berkesan;

• Memastikan bahawa polisi, prosedur dan sistem kawalan yang mencukupi dan jelas telah ditetapkan bagi meminimumkan dan mengelakkan peluang berlakunya rasuah dan korupsi di dalam Bank dan mengambil tindakan ke atas insiden rasuah dan korupsi sama ada yang disyaki atau disahkan berlaku di dalam Bank;

• Menggalakkan penggunaan saluran pemberian maklumat dan lain-lain yang bersesuaian berhubung apa-apa insiden rasuah sama ada yang disyaki atau yang benar-benar berlaku;

• Merangka pelan komunikasi dan program latihan berdasarkan kepada polisi dan komitmen Bank terhadap anti rasuah dan korupsi untuk pihak-pihak dalaman dan luaran yang berkaitan;

• Bertindak ke atas dan melaporkan kepada Lembaga Pengarah mengenai apa-apa keputusan audit, semakan penilaian risiko, langkah pengawalan dan prestasi yang berkaitan dengan program pematuhan anti rasuah dan korupsi.

(iii) Jabatan Pematuhan Bank

Pegawai Etika dan Integriti (EIO) yang dilantik dari Jabatan Pematuhan Bank perlu mengendalikan semua perkara yang berkaitan dengan anti rasuah dan korupsi termasuk memberikan nasihat dan bimbingan kepada kakitangan dan rakan perniagaan berkaitan dengan program pematuhan anti rasuah dan korupsi, serta mengatur dan mengawasi pelaksanaan Polisi ABC, dengan mengambil kira penilaian risiko Bank berkaitan dengan rasuah/korupsi. 

EIO di dalam Jabatan Pematuhan Bank boleh dihubungi melalui EIO@hlbb.hongleong.com.my.

(iv) Pihak Bersekutu

• Mematuhi dan menegakkan pendirian toleransi sifar HLBG terhadap rasuah dan korupsi; 

• Mematuhi Polisi ABC; 

• Menyuarakan kebimbangan mengenai tingkah laku atau perbuatan yang salah secepat mungkin menerusi pelbagai saluran komunikasi termasuk apa yang telah ditetapkan dalam Polisi Pemberian Maklumat Bank, di mana ia merupakan saluran terbaik untuk mengetengahkan segala isu. 

9. Penilaian Risiko

Bank akan menilai risiko rasuah/korupsi terhadap keseluruhan operasi Bank sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua (2) tahun dan apabila diperlukan (termasuk apabila terdapat perubahan undang-undang, perubahan perniagaan Bank atau wujud keadaan di mana penilaian risiko diperlukan) untuk mengenal pasti, menganalisis, menilai dan menetapkan tindakan utama yang diperlukan untuk mengurangkan risiko rasuah/korupsi dalaman dan luaran yang telah dikenal pasti. 

Pengurusan Kanan akan menyemak laporan penilaian risiko Bank dan mencadangkan penambahbaikan ke atas polisi dan prosedur Bank dalam memerangi rasuah/korupsi. Laporan penilaian risiko Bank akan dikemukakan kepada Lembaga Bank untuk semakan.

10. Ketelitian Wajar

Bagi memastikan Pihak Bersekutu turut sama mengamalkan pendirian toleransi sifar HLBG terhadap rasuah dan korupsi, Bank akan melakukan ketelitian wajar bagi menilai integriti Pihak Bersekutu, termasuk menyemak latar belakang dan/atau pengesahan dokumen dan/atau menjalankan temu ramah, sebelum menjalinkan apa-apa hubungan formal dengan mereka dan secara berkala selepas itu. 

11. Konflik Kepentingan

Bank berusaha memastikan bahawa tiada konflik kepentingan yang akan menjejaskan kepentingan Bank, pemegang saham, pelanggan dan pihak berkepentingan yang lainnya menerusi pengenalpastian, pencegahan dan pengurusan konflik kepentingan.

Semua Pihak Bersekutu perlu mengisytiharkan segala kepentingan peribadi yang dimiliki olehnya atau individu yang mempunyai hubungan dengannya mengenai apa-apa keputusan atau perkara yang berkaitan dengan Bank yang melibatkan dirinya.

12. Saluran Pelaporan dan Polisi Pemberian Maklumat 

Pihak dalaman dan luaran digalakkan untuk menyuarakan kebimbangan yang berkaitan dengan insiden rasuah/korupsi sama ada benar atau disyaki berlaku atau kekurangan program pematuhan anti rasuah dan korupsi HLBG secepat mungkin.

Sila rujuk kepada Polisi Pemberian Maklumat HLBG untuk mendapatkan butiran mengenai bagaimana kebimbangan yang sedemikian boleh disuarakan kepada Lembaga dan/atau disampaikan tanpa dikenali.  

Polisi Pemberian Maklumat Bank melindungi identiti pemberi maklumat, serta melindungi pemberi maklumat daripada tindakan balas dan tindakan buruk ke atas pekerjaan, asalkan pendedahan berkenaan dibuat dengan niat baik. 

Jika perlu, Bank akan melaporkan maklumat insiden rasuah dan korupsi kepada pihak berkuasa yang berkaitan. 

13. Langkah-langkah Kawalan Lain 

(a) Kawalan Kewangan – semua modal dan perbelanjaan operasi adalah tertakluk kepada had pra kelulusan Bank  mengikut polisi dan prosedur permohonan kelulusan modal dan perbelanjaan operasi (CER/EAR) manakala semua pembayaran dan tuntutan kakitangan tertakluk kepada had pihak berkuasa pembayaran mengikut polisi pembayaran dan tuntutan kakitangan.

(b) Perolehan – semua aktiviti perolehan yang tertakluk kepada Polisi Perolehan dan Polisi Tender; dan

(c) Penyimpanan Rekod – Bank telah menetapkan polisi dan prosedur berkaitan dengan penyimpanan rekod bagi menguruskan dokumentasi berkaitan dengan Garis Panduan Tatacara Mencukupi; yang perlu diikuti sepenuhnya. 

14. Semakan, Pemantauan dan Penguatkuasaan 

(i) Semakan

Jabatan Audit Dalaman akan menyemak program dan langkah-langkah pematuhan anti rasuah dan korupsi Bank bagi menilai tahap pematuhan, prestasi, kecekapan dan keberkesanannya. Laporan audit berkenaan akan dibentangkan oleh Jabatan Audit Dalaman kepada Jawatankuasa Audit Lembaga Pengarah Bank untuk semakan dan kemudiannya dilaporkan kepada Lembaga Pengarah untuk pertimbangan/semakan penuh Lembaga Pengarah. 

Jabatan Pematuhan akan melakukan semakan secara berkala mengenai pelaksanaan dan pematuhan Bank terhadap Polisi ABC. Laporan berkenaan akan dibentangkan oleh Jabatan Pematuhan kepada Jawatankuasa Pengurusan Risiko Lembaga Pengarah Bank untuk semakan dan dilaporkan kepada Lembaga Pengarah.

(ii) Pemantauan

Semua Ketua Jabatan akan memantau prestasi kakitangan mereka berhubung polisi ini dan melaporkan sebarang ketidakpatuhan. Laporan ketidakpatuhan akan dibentangkan oleh Jabatan Pematuhan kepada Jawatankuasa Pengurusan Risiko Lembaga Pengarah Bank/ Lembaga Pengarah untuk semakan.

(iii) Penguatkuasaan 

Bank akan mengambil tindakan disiplin yang sewajarnya terhadap Pihak Bersekutu yang didapati tidak mematuhi Polisi ABC.

Jika jurang atau kekurangan dikesan semasa pelanggaran polisi, proses semakan semula, atau apabila terdapat perkembangan baru dalam industri, undang-undang dan peraturan, penambahbaikan terhadap polisi dan prosedur Bank akan dipertimbangkan dan/atau diperbaiki segera.

15. Latihan dan Komunikasi

Bank mempunyai program latihan dan pelan komunikasi yang selari dengan polisi dan komitmen terhadap anti rasuah dan korupsi untuk semua pihak yang berkaitan.